Jak zaplanować imprezę?

Niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem firmy zajmującej się planowaniem przyjęć, czy po prostu organizujesz wydarzenie dla rodziny i przyjaciół, ta lista kontrolna planowania przyjęć pomoże Ci zorganizować się przed wielkim dniem!

Jak wygląda udana impreza?

Korzystanie z listy kontrolnej planowania imprezy i tworzenie osi czasu wydarzenia to tylko niektóre z wielu rzeczy, które możesz zrobić, aby upewnić się, że wszystko pójdzie gładko. Nawet jeśli nie masz żadnego doświadczenia w planowaniu przyjęć, nadal możesz zorganizować niezapomniane spotkanie.

Jak wygląda udana impreza?

Pod koniec dnia imprezy mają na celu zbliżanie ludzi i dobrą zabawę. Pamiętanie o tym podczas całego procesu i używanie go jako kompasu podczas podejmowania głównych decyzji dotyczących planowania drużyny to niezawodny sposób na zorganizowanie jednej z najlepszych imprez wszechczasów.

REKLAMA:

Jak skutecznie pozycjonować sklep internetowy? Sprawdź blog SEO na szymanski.biz.pl.

Najmodniejsze drzwi Porta w salonach Hermes Warszawa.

Twoja lista kontrolna planowania przyjęcia

Niezależnie od tego, czy chodzi o uroczystość ukończenia szkoły, czy świętowanie celu sprzedaży, przyjęcia wymagają tych samych umiejętności planowania wydarzeń, które są wymagane do zorganizowania innego rodzaju spotkań grupowych. W zależności od wielkości lub złożoności imprezy możesz odświeżyć najlepsze praktyki lub artykuły dotyczące planowania imprezy, aby się przygotować.

Następnie będziesz chciał sporządzić swój plan ataku. Na szczęście wykonaliśmy już większość ciężkich prac! Korzystając z listy planowania imprezy, takiej jak ta poniżej, będziesz w stanie zaplanować przyjęcie krok po kroku, nie tracąc ani jednej pozycji, czynności ani terminu.

A ponieważ przyjęcia urodzinowe cieszą się tak dużym zainteresowaniem wśród osób planujących przyjęcia dla majsterkowiczów, pomyśleliśmy, że warto byłoby wspomnieć, jak dla nich robić zakupy.

Jakie przedmioty są potrzebne na przyjęcie urodzinowe?

Weź tę listę ze sobą do dowolnego lokalnego sklepu z artykułami imprezowymi w pobliżu, a będziesz mieć prawie wszystko, czego potrzebujesz, aby zorganizować i udekorować swoją uroczystość.

  • Tort urodzinowy. Egipcjanie wymyślili ciasto, więc mamy im podziękować za tę wielowiekową tradycję. Niezależnie od tego, czy go kupisz, czy zrobisz samodzielnie, upewnij się, że masz pod ręką świece i zapalniczkę.
  • Wypożyczalnie rozrywki. Popularni są magicy, dmuchane zamki i maszyny do karaoke.
  • Upominki na przyjęcie. W artykule Rachel Ray’s Party by the numbers eksperci partii wspominają, że możesz wybrać niedrogie upominki, takie jak batoniki lub bąbelki.
  • Artykuły spożywcze i napoje na przyjęcia. Wszystko od serwowania półmisków po filiżanki.
  • Nie wahaj się, aby Twoja lista gości była długa. Średnio tylko 60% uczestników odpowie „tak” na zaproszenia na koktajle .
  • Skieruj gości do swojego prywatnego lokalu i wyraźnie oznacz miejsca parkingowe.
  • Klasyczny element wystroju na przyjęcie urodzinowe, po prostu upewnij się, że się go odpowiednio pozbyłeś – prawodawcy w kilku stanach obecnie próbują zakazać wypuszczania balonów .
  • Stoły i krzesła. Użyj mebli, które już posiadasz lub niektóre wynajmujesz. Jeśli wynajmujesz meble na imprezę plenerową, która odbywa się wieczorem, rozważ dodanie grzejników do zamówienia.
  • Obrusy, ozdoby, serpentyny itp. Etsy oferuje ponad 67 000 opcji dekoracji urodzinowych do wyboru, jeśli chcesz mieć ręcznie robiony wygląd lub spersonalizować majsterkowanie bez konieczności robienia tego samodzielnie.

Niezależnie od tego, czy tworzysz listę kontrolną planowania przyjęcia urodzinowego na 80. urodziny, czy nieformalne spotkanie w biurze, miej pod ręką następujący szablon, gdy zaczynasz proces tworzenia wypełnionego zabawą wydarzenia dla swoich bliskich lub współpracowników.

Wskazówki dotyczące planowania imprezy 1 tydzień przed:

Trochę biegania teraz zaoszczędzi Ci niepotrzebnych bólów głowy dzień wcześniej lub w dniu!

Zamów wypieki. Ciasta, babeczki lub ciasta należy zamówić już teraz. Niektóre piekarnie będą wymagały mniej lub więcej powiadomienia, w zależności od twoich preferencji i ich harmonogramu, więc pamiętaj, aby trzykrotnie sprawdzić instrukcje zamawiania z wyprzedzeniem.

Śledź odpowiedzi na zaproszenia. Następnie użyj oprogramowania do planowania wydarzeń, aby udostępnić ostatnią listę gości swoim organizatorom cateringu, pomocnikom imprezowym lub innym osobom zaangażowanym w proces planowania.

Utwórz i zacznij udostępniać hashtag swojej imprezy. Sprawdź te trendy hashtagów wydarzeń, gdy jesteś na tym.

Lista kontrolna planowania imprezy 1 dzień wcześniej:

  • Idź na zakupy spożywcze. Lub wynajmij TaskRabbit lub dostawcę artykułów spożywczych, aby zrobi to za Ciebie.
  • Odbierz zamówienie z piekarni. Prawdopodobnie będziesz się spieszyć, ale pamiętaj, aby zajrzeć do pudełek, zanim odjedziesz, aby upewnić się, że wszystko tam jest i wygląda tak, jak sobie wyobrażałeś.
  • Przygotuj koperty z napiwkami dla imprezowiczów i personelu. Aby dać ci wyobrażenie, ile jest odpowiednie, animatorzy imprez dla dzieci zwykle oczekują napiwków w wysokości 20–30 zł, podczas gdy sprzedawcy ślubni, tacy jak szefowie kuchni, często widzą średnio od 50 do 100 zł za wydarzenie.
  • Złóż zamówienia na catering (jeśli nie pracujesz z kucharzem). To samo dotyczy opcji fast food, takich jak kanapki lub pizza. Ponownie sprawdź wcześniej zasady zamówień firm.
  • Przygotuj swoją przestrzeń eventową. Jeśli jest w Twoim domu lub w prywatnym mieszkaniu, wynajmij pokojówkę lub sam wyczyść miejsca imprezowe i toalety. Jeśli wynajmujesz pomieszczenie, sprawdź dokładnie swoją umowę, aby upewnić się, że w dowolnym momencie będziesz odpowiedzialny za czystość. Oto kilka wskazówek, jak przygotować imprezę w ciągu godziny lub mniej .
  • Przygotuj niepsujące się produkty spożywcze.

A co z moją listą kontrolną dotyczącą planowania imprezy w miejscu ?

Wspomnieliśmy już o niektórych szczegółach radzenia sobie z wynajmem powierzchni na powyższej liście kontrolnej imprez, ale oto kilka rzeczy do dodania do listy, jeśli pracujesz z komercyjnym miejscem wydarzeń:

Potwierdź, o której godzinie Twoja ekipa będzie mogła wejść na miejsce w celu przygotowania. Zwróć uwagę, gdzie można również realizować dostawy.

Zapytaj, czy w ramach wypożyczenia jest trudny czas „wyjazdu” lub czy będziesz mieć możliwość przyjścia i odebrania pozostawionych przedmiotów następnego dnia.

Uzyskaj dane kontaktowe kierownika obiektu w nagłych przypadkach (np. Zablokowanie lub inne problemy).

Uporządkuj sytuację na parkingu. Gdzie to jest? Czy to jest darmowe? Jeśli nie, kto dokona obsługi i zbierze pieniądze?

Jeśli potrzebujesz sprzętu audio lub wideo do pokazów slajdów lub prezentacji, czy miejsce oferuje te narzędzia?

Jeśli miejsce działa z listą preferowanych dostawców, upewnij się, że przejrzałeś ich wybór, zanim znajdziesz własny (jeśli to nawet opcja).

Rozważ użycie aplikacji do planowania przyjęć lub strony internetowej do planowania przyjęć, aby wszystko zorganizować.

Na wynos do planowania imprezy

Ten przewodnik omawia tajniki niemal każdego uroczystego wydarzenia, które musisz zorganizować.

Zanim wyruszysz, zapoznaj się z innymi świetnymi wskazówkami dotyczącymi planowania przyjęć, takimi jak bezpłatne narzędzia do planowania wydarzeń i jak zaplanować wydarzenie bez stresu .

Czego potrzebujesz do listy kontrolnej imprezy?

Aby określić, czego potrzebujesz na liście kontrolnej przyjęcia, zacznij od ogólnego obrazu – w przybliżeniu ilu gości i jakiego rodzaju imprezę będziesz urządzać? Na małą osobistą uroczystość możesz potrzebować tylko napojów, przekąsek i lodu. Jednak na dużą galę tematyczną będziesz potrzebować dekoracji, tła do zdjęć, cateringu, personelu i prawdopodobnie szatni.